Die Steuererklaerung

Jeder, der Einkommen aus selbständiger Tätigkeit erwirtschaftet, muss eine Einkommensteuererklärung abgeben. Diese muss bis zum 31. Juli des Folgejahres (Steuererklärung 2023 also bis 31. Juli 2024) beim Finanzamt eingehen.

Hierzu gibt es erfahrungsgemäß viele Fragen und Unsicherheiten bei den Tagespflegepersonen, die im Folgenden behandelt werden sollen.



Das "zu versteuernde Einkommen"

Das "zu versteuernde Einkommen" ist der Teil der Einnahmen, der den Gewinn ausmacht, also die Summe, die nach Abzug der Betriebsausgabenpauschalen und sonstiger Betriebsausgaben verbleibt.

Das "zu versteuernde Einkommen" ist Grundlage für die Bemessung der Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung oder der Frage, ob eine beitragsfreie Mitversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung als Familienversicherung möglich ist.



Betriebsausgabenpauschale

Das Bundesfinanzministerium hat mit Rundschreiben an die Obersten Finanzbehörden der Länder vom 06.04.2023 - IV C 6 - S 2246/19/10004 :004 (DOK 2023/0351535) - bestätigt, dass die steuerliche Betriebsausgabenpauschale ab dem Steuerjahr 2023 um ein Drittel von 300,00 EUR auf maximal 400,00 EUR monatlich erhöht wird.

Für das Steuerjahr 2023 gilt daher:
Einkommenssteuern fallen an, wenn die Einnahmen über der abzugsfähigen Betriebsausgabenpauschale von höchstens 400,00 Euro pro Kind monatlich bzw. 100,00 Euro pro Kind pro Woche liegen.

Wer ein Tageskind weniger als 8 Stunden täglich oder weniger als 5 Tage in der Woche betreut, muss die Pauschale entsprechend herunterrechnen.

Das Bundesfinanzministerium hat zur Berechnung der Pauschale folgende Formel veröffentlicht:

400 EUR x vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit
_________________________________________________

40 Stunden

Dabei ist zu beachten, dass für die wöchentliche Betreuungszeit pro Tag nicht mehr als acht Stunden angesetzt werden dürfen.

Für das Steuerjahr 2022 gilt:
Einkommenssteuern fallen an, wenn die Einnahmen über der abzugsfähigen Betriebsausgabenpauschale von höchstens 300,00 Euro pro Kind monatlich bzw. 75,00 Euro pro Kind pro Woche liegen.

Wer ein Tageskind weniger als 8 Stunden täglich oder weniger als 5 Tage in der Woche betreut, muss die Pauschale entsprechend herunterrechnen.

Das Bundesfinanzministerium hat zur Berechnung der Pauschale folgende Formel veröffentlicht:

300 EUR x vereinbarte wöchentliche Betreuungszeit
_________________________________________________

40 Stunden

Dabei ist zu beachten, dass für die wöchentliche Betreuungszeit pro Tag nicht mehr als acht Stunden angesetzt werden dürfen.


Anwendung von Betriebsausgabenpauschalen bei Doppelbelegung durch Inklusionskinder

Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat auf eine Anfrage von Tagespflege-online mitgeteilt, dass bei der Belegung von zwei Tagespflegeplätzen durch ein Inklusionskind die Betriebsausgabenpauschale nur einmal, d. h. nur für einen Platz, in Anspruch genommen werden kann.

Neues Rundschreiben des BMF zur Anwendung von Betriebsausgabenpauschalen in der Kindertagespflege

Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat in einem aktuellen Rundschreiben an die Obersten Finanzbehörden der Länder vom 06.04.2023 die bisherige Höhe der steuerlich abziehbaren Betriebsausgabenpauschale von 400,00 EUR je Kind und Monat bestätigt.

Außerdem hat das BMF Regeln zur Anwendbarkeit von Betriebsausgabenpauschalen für Freihalteplätze aufgestellt.
Danach wird es zugelassen, von den für einen Freihalteplatz gezahlten Geldleistungen monatlich pauschal 40,00 EUR in Abzug zu bringen.
Bei einer tatsächlichen Belegung des Freihalteplatzes ist die Betriebsausgabenpauschale dann zeitanteilig zu kürzen. Dabei geht das BMF von 20 Betreuungstagen monatlich aus.

Dies ist relevant für Vertretungsmodelle öffentlicher Jugendhilfeträger, die mit solchen Freihaltepauschalen arbeiten.
Das bedeutet, eine TPP hält einen regulären Platz für Ausfälle anderer TPPen frei und erhält hierfür vom Jugendhilfeträger eine monatliche Pauschale.
Für die Zeit, in der der Platz vertretungsweise belegt wird, wird die volle Geldleistung gezahlt.
Die Betriebsausgabenpauschale darf für die Zeit der Freihaltung nur im Umfang von 50,00 EUR von der Freihaltezahlung in Abzug gebracht werden.

Beispiel:

Ein Freihalteplatz wird im Dezember im Umfang von 4 Tagen mit jeweils 8 Stunden täglich belegt.

Für den Freihalteplatz können für 11 Monate jeweils 50,00 EUR als Pauschale geltend gemacht werden, insgesamt also 550,00 EUR.

Für den Monat Dezember kann für die Zeit der Belegung ein Betrag in Höhe von 400,00 EUR x 4 Tage / 20 Tage = 80,00 EUR und für die freie Zeit ein Betrag in Höhe von 50,00 EUR x 16 Tage / 20 Tage = 40 EUR steuerlich geltend gemacht werden.

Insgesamt können im Dezember also 120,00 EUR als Betriebsausgabenpauschale von den Einnahmen für diesen Platz abgezogen werden.

Tipp:

Mit dem neuen Betriebsausgabenrechner können Sie die pauschal maximal ansetzbaren Betriebsausgaben korrekt berechnen, und zwar nicht nur bei regelmäßigen, wiederkehrenden Betreuungszeiten, sondern auch bei einmaligen, stundenweisen Betreuungszeiten, beispielsweise in der Eingewöhnungsphase.


Tabelle zum Abzug von Betriebskostenpauschalen
(ab Veranlagungsjahr 2023)


1 Tag2 Tage3 Tage 4 Tage5 Tage
1 Stunde  10,00 EUR 20,00 EUR 30,00 EUR 40,00 EUR 50,00 EUR
2 Stunden 20,00 EUR 40,00 EUR 60,00 EUR 80,00 EUR 100,00 EUR
3 Stunden 30,00 EUR 60,00 EUR 90,00 EUR 120,00 EUR150,00 EUR
4 Stunden 40,00 EUR80,00 EUR120,00 EUR160,00 EUR200,00 EUR
5 Stunden 50,00 EUR100,00 EUR150,00 EUR200,00 EUR250,00 EUR
6 Stunden 60,00 EUR120,00 EUR180,00 EUR240,00 EUR300,00 EUR
7 Stunden 70,00 EUR140,00 EUR210,50 EUR280,00 EUR350,00 EUR
8 Stunden 80,00 EUR160,00 EUR240,00 EUR320,00 EUR400,00 EUR


Tabelle zum Abzug von Betriebskostenpauschalen
(bis Veranlagungsjahr 2022)


1 Tag2 Tage3 Tage 4 Tage5 Tage
1 Stunde  7,50 EUR 15,00 EUR 22,50 EUR 30,00 EUR 37,50 EUR
2 Stunden 15,00 EUR 30,00 EUR 45,00 EUR 60,00 EUR 75,00 EUR
3 Stunden 22,50 EUR 45,00 EUR 67,50 EUR 90,00 EUR112,50 EUR
4 Stunden 30,00 EUR60,00 EUR 90,00 EUR120,00 EUR150,00 EUR
5 Stunden 37,50 EUR75,00 EUR112,50 EUR150,00 EUR187,50 EUR
6 Stunden 45,00 EUR90,00 EUR135,00 EUR180,00 EUR225,00 EUR
7 Stunden 52,50 EUR105,00 EUR157,50 EUR210,00 EUR262,50 EUR
8 Stunden 60,00 EUR120,00 EUR180,00 EUR240,00 EUR300,00 EUR



Achtung:

Die Betriebsausgabenpauschale darf nur bis zur Höhe der tatsächlichen Einnahmen abgezogen werden.

Sie kann nicht angewendet werden, wenn die Betreuung im Haushalt der Personensorgeberechtigten oder in unentgeltlich zur Verfügung gestellten Räumen stattfindet. In Zeiten, in denen keine Betreuung stattfindet (Urlaub, Krankheit etc.) darf die Pauschale nur dann abgezogen werden, wenn das Betreuungsgeld weiter gezahlt wird.


Einzelnachweis

Es kann auch ein Einzelnachweis über die Betriebsausgaben geführt werden. Dies bietet sich an z. B. in der Anfangsphase, wenn hohe Investitionen getätigt werden.
Grundsätzlich abzugsfähig sind z. B.:


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Vorweggenommene Betriebsausgaben

Bereits vor dem tatsächlichen Beginn der Tätigkeit fallen für die Tagespflegeperson oft schon Ausgaben an. Wurden diese Ausgaben aus betrieblichem Anlass getätigt oder besteht ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen der Ausgabe und der Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit, liegen vorweggenommene Betriebsausgaben vor.

Diese dürfen in der ersten Einnahmen-Überschuss-Rechnung steuerlich geltend gemacht werden, sofern sie innerhalb von drei Jahren vor der Gründung entstanden sind.
Sie sind nach § 4 (Abs. 4 EStG) als Betriebsausgaben unter bestimmten Voraussetzungen abziehbar. Eine Voraussetzung ist, dass der Gründer mit Gewinnerzielungsabsicht handelt. Nur wer sich wirklich selbständig machen will, und diese Absicht auch belegt, kann die Aufwendungen als Betriebsausgabe ansetzen.

Weiterhin muss die betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden.
Ist der betriebliche und zeitliche Zusammenhang wie oben ausgeführt nachgewiesen, können auch vorweggenommene Betriebsausgaben ohne eine tatsächliche Unternehmensgründung angesetzt werden.
Das FG Saarland bestätigt das in seiner Entscheidungsbegründung aus dem Urteil Az. 1 K 258/99 vom 15.12.2000. So heißt es in dem Urteil, dass der Betriebsausgabenabzug auch dann möglich ist, wenn die Tätigkeit nicht ausgeübt wird, sondern bereits in der Gründungsphase scheitert oder aus sonstigen Gründen nicht zur Ausführung kommt.


Abschreibungen (AfA)

Der Grenzwert für geringwertige Wirtschaftsgüter beträgt 800,00 EUR (früher 410,00 EUR). Bei der Aufzeichnungsflicht gilt die Grenze von 250,00 EUR (früher 150,00 EUR). Das bedeutet, dass bei Rechnungsbeträgen ab 250,00 EUR eine Rechnung erfroderlich ist; ein Kassenbeleg reicht nicht aus.
Die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Anerkennung als GWG blieben unverändert.

Für die Alternative des Sammelpostens beträgt der untere Grenzwert 250,00 EUR (bis dahin 150,00 EUR), der obere Wert von 1.000,00 EUR bleibt unverändert. Unverändert blieben die übrigen Voraussetzungen und Folgen der Bildung des Sammelposten.
Zudem können Wirtschaftsgüter, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, bei einem Wert von 250,00 EUR (früher 150,00 EUR) in voller Höhe im Jahr der Anschaffung oder Herstellung als Betriebsausgaben abgezogen werden.


Wichtig:

Abschreibungen kommen nur bei Einzelnachweis der Betriebsausgaben in Frage. Bei Wahl der Betriebsausgabenpauschale sind Abschreibungen nicht möglich.


Ausfüllen der Formulare (für das Steuerjahr 2023)

Die Einkommensteuererklärung wird auf den amtlichen Vordrucken abgegeben. Diese erhält man bei den Finanzämtern oder beim Bundesfinanzministerium.

Die Vordrucke für das Steuerjahr 2023 haben sich geändert. Der Mantelbogen heißt jetzt Hauptvordruck; zusätzlich gibt es die Anlage "Sonstiges", die Anlage "Sonderausgaben", die Anlage "Außergewöhnliche Belastungen" und die Anlage "Haushaltsnahe Aufwendungen".


Hauptvordruck

Auch für Selbständige relevant ist der Hauptvordruck, wo auf Seite 1 die persönlichen Daten des Steuerpflichtigen, Steuernummer und Bankverbindung angegeben werden. Hier kann gewählt werden, ob eine getrennte oder Zusammenveranlagung erfolgen soll.
Auf Seite 2 des Hauptvordrucks wird die Steuererklärung unterschrieben.


Anlage Sonderausgaben

Hier können Sie Angaben zu Sonderausgaben wie Kirchensteuer (Zeile 4), Spenden und Mitgliedsbeiträge (Zeile 5 bis 12) sowie Unterhaltsleistungen an den geschiedenen Ehegatten, Lebenspartner einer aufgehobenen Lebenspartnerschaft oder dauernd getrennt lebenden Ehegatten/Lebenspartner (Zeile 28 ff.) angegeben werden.


Anlage Außergewöhnliche Belastungen

Außergewöhnliche Belastungen sind Ausgaben, die aufgrund besonderer Umstände zwangsläufig anfallen, z. B. die Ausgaben, die durch Krankheit, Behinderung, Bestattung eines Angehörigen oder Unwetterschäden entstehen. Diese Ausgaben können – soweit sie Ihnen nicht ersetzt werden – unter Berücksichtigung einer zumutbaren Belastung vom Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden.


Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen

Hier tragen Sie in Zeile 6 bis 9 Ihre Aufwendungen, gekürzt um erhaltene/zu erwartende Erstattungen von dritter Seite (z. B. einer Versicherung), ein.


Anlage Kind

Haben Sie Kinder, so müssen Sie für diese jeweils eine "Anlage Kind" ausfüllen. Diese Anlage ist im Wesentlichen selbst erklärend.
Haben Sie bereits volljährige Kinder, so können diese unter bestimmten Voraussetzungen (Ausbildung des Kindes) Berücksichtigung finden. Haben volljährige Kinder eigenes Einkommen, so müssen dazu Angaben gemacht werden.
Für Kinder unter 18 Jahren machen Sie Angaben nur in den Zeilen 4 bis 15. Hat das Kind im Laufe des Jahres das 18.Lebensjahr vollendet, machen Sie zusätzlich in den Zeilen 16 bis 24 die entsprechenden Angaben.
Für über 18 Jahre alte Kinder, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, sind außerdem Angaben in den Zeilen 16 bis 25 erforderlich.
Auf Seite 4, Zeile 66 bis 72, dieses Formulars können Sie Angaben zu Kinderbetreuungskosten machen, sofern Sie oder Ihr Ehepartner erwerbstätig waren.


Anlage S

Das nächste Formular, welches ausgefüllt werden muss, ist die Anlage S, "Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit".
Hier werden wieder die persönlichen Daten des Steuerpflichtigen und die Steuernummer angegeben.
Dann wird in Zeile 4 der Gewinn aus der zu bezeichnenden Tätigkeit ("Kindertagespflege") angegeben.


Anlage EÜR

Das dann folgende Formular ist die Anlage "Anlage EÜR", die "Einnahmen-Überschuss-Rechnung".

Dieses Formular muss zwingend erst bei Einnahmen über 17.500 EUR abgegeben werden; es ist aber unschädlich, es auch bei geringeren Einnahmen einzureichen. Zum einen muss die Tagespflegeperson für sich selbst in jedem Fall eine solche Rechnung erstellen; zum anderen zeigt die Erfahrung, dass viele Finanzbeamte bei Abgabe dieser Anlage einen besseren Überblick haben.
Wer mit einem Steuerprogramm für den Computer arbeitet, dem wird das Programm die Anlage EÜR in jedem Fall ausfüllen.

Hier werden zunächst wieder die persönlichen Daten des Steuerpflichtigen, die Steuernummer und in Zeile 5 die Art der selbständigen Tätigkeit angegeben.
Die Rechtsform des Betriebs (Zeile 6) ist ein freier Beruf.
Dann wird in Zeile 15 (da umsatzsteuerfrei gem. § 4 UStG) und in Zeile 22 die Summe der Einnahmen aus der zuvor bezeichneten Tätigkeit eingetragen.

Hinweis:

Es gilt das "Zufluss-/Abfluss-Prinzip". Das bedeutet, dass Einnahmen grundsätzlich in dem Jahr anzusetzen sind, in dem sie auf dem Konto eingehen. Ausgaben sind in dem Jahr abzuziehen, in dem sie bezahlt oder aufgewendet worden sind.
Eine Ausnahme gilt für Zahlungen, die kurze Zeit nach oder vor dem Jahreswechsel (maximal 10 Tage) erfolgen und die wirtschaftlich zum abgelaufenen Jahr gehören, d. h. die Zahlung des Betreuungsgeldes für den Monat Dezember, die aber erst Anfang Januar eingeht, ist noch für das Vorjahr zu verbuchen.

Die Betriebsausgabenpauschale wird in Zeile 23 und 72 mitgeteilt.

Auf der dritten Seite erfolgt dann die eigentliche Gewinnermittlung: Zeile 73 (Betriebseinnahmen) minus Zeile 74 (Betriebsausgaben) ergibt Zeile 97: Steuerpflichtiger Gewinn/Verlust.

Summe der Betriebseinnahmen
./.
Summe der Betriebsausgaben
______________________________
= Gewinn/Verlust

Damit ist die Anlage "EÜR" auch schon fertig ausgefüllt.


Wichtig:

Seit dem Wirtschaftsjahr 2011 muss die Anlage EÜR elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden ("ELSTER-Verfahren").
Deshalb werden die Formulare im Internet nur noch in ausdruckbarer und nicht mehr ausfüllbarer Form bereitgestellt.
Es besteht aber weiterhin die Möglichkeit, dieses Formular als Papierversion auszudrucken.


Anlage Vorsorgeaufwand

Beiträge zu bestimmten Versicherungen sind Vorsorgeaufwendungen. Die Aufwendungen müssen Sie um steuerfreie Zuschüsse und Beitragsrückerstattungen zu diesen Versicherungen kürzen.

Die Beiträge zu Ihrer gesetzlichen Rentenversicherung tragen Sie in Zeile 6 ein.
Die vom Jugendhilfeträger erstatteten Beträge werden in Zeile 7 eingetragen.
In Zeile 14 werden mögliche Erstattungen der KV wegen zuviel gezahlter Beiträge angegeben.
In Zeile 16 können Sie die Beiträge für eine freiwillige Krankenversicherung, sowie in Zeile 18 die Beiträge für die Pflegeversicherung eintragen.
In Zeile 21 werden die Zuschüsse zu Kranken- und Pflegeversicherung angegeben.
Zusatzversicherungen (Wahlleistungen, Chefarztbehandlung) können Sie in Zeile 22 angeben.

Beiträge zu einer privaten Krankenversicherung werden in Zeile 23 eingetragen (abzgl. Zuschüsse des Jugendamtes).
Zusatzversicherungen (Einbettzimmer, Chefarztbehandlung etc.) gehören in Zeile 27 (abzgl. Zuschüsse des JA).

In Zeile 44 tragen Sie Beiträge zu einer freiwilligen Versicherung gegen Arbeitslosigkeit ein und in Zeile 45 die Beiträge zu einer eigenen Berufsunfähigkeits- oder Erwerbsunfähigkeitsversicherung.

Beiträge für eine private Unfallversicherung gehören zu den Vorsorgeaufwendungen, wenn die Unfallversicherung ausschließlich private Risiken abdeckt. Sind sowohl private als auch berufliche Risiken versichert, sind die Beiträge je zur Hälfte als Sonderausgaben (Zeile 46 - private Risiken) und als Betriebsausgaben (berufliche Risiken - Achtung: steuerfreie Zuschüsse abziehen) zu berücksichtigen.

In Zeile 46 können Sie außerdem Beiträge für private Haftpflichtversicherungen geltend machen. Beiträge zu Kasko-, Hausrat- und Rechtschutzversicherungen sind nicht abziehbar.
Beiträge zu einer Berufshaftpflichtversicherung sind als Betriebsausgaben anzusetzen.


Anlage AV (Altersvorsorgebeiträge)

Für Ihre Beiträge zu einem zertifizierten Altersvorsorgevertrag können Sie eine Altersvorsorgezulage bei Ihrem Anbieter beantragen.
Darüber hinaus können Sie mit der "Anlage AV" einen zusätzlichen Sonderausgabenabzug geltend machen.
Bei der Bearbeitung Ihrer Einkommensteuererklärung prüft das Finanzamt, ob eine zusätzliche steuerliche Förderung in Form eines Sonderausgabenabzugs in Betracht kommt.
Voraussetzung für die Berücksichtigung der Altersvorsorgebeiträge im Rahmen des zusätzlichen Sonderausgabenabzugs ist, dass Sie gegenüber dem Anbieter des Altersvorsorgevertrages eingewilligt haben, dass dieser die zu berücksichtigenden Altersvorsorgebeiträge unter Angabe der Vertragsdaten, der steuerlichen Identifikationsnummer und der Zulage- oder Sozialversicherungsnummer per Datenfernübertragung an die Finanzverwaltung übermittelt.

Unmittelbar begünstigt sind Personen, die im Jahr 2022 - zumindest zeitweise - in der deutschen Rentenversicherung pflichtversichert waren. Zu den Pflichtversicherten der deutschen gesetzlichen Rentenversicherung gehören auch Sie als selbständige Tagespflegeperson bei Vorliegen der Versicherungspflicht (dies hat Ihnen Ihr Rentenversicherungsträger mitgeteilt, hängt vom zu versteuernden Gewinn ab).

In Zeile 6 tragen Sie Ihre Einnahmen ein, nach denen Ihr Beitrag bei der Deutschen Rentenversicherung berechnet wird. Haben Sie Entgeltersatzleistungen erhalten, muss das zusätzlich in Zeile 8 angegeben werden.
Dann müssen noch Angaben zu den Kindern und dem Bezug des Kindergeldes gemacht werden (Zeile 16-20).

Achtung:
Nach § 10 der Altersvorsorgedurchführungsverordnung (AltvDV) sind die Jugendämter verpflichtet, alle seit dem Jahr 2016 gem. § 10 Abs. 4b EStG an Tagespflegepersonen steuerfrei gezahlten Zuschüsse zur Altersvorsorge elektronisch an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) bei der Deutschen Rentenversicherung Bund zu melden:
"Behörden im Sinne des § 6 Absatz 1 der Abgabenordnung und andere öffentliche Stellen, die einem Steuerpflichtigen für die von ihm geleisteten Beiträge im Sinne des Absatzes 1 Nummer 2, 3 und 3a steuerfreie Zuschüsse gewähren oder Vorsorgeaufwendungen im Sinne dieser Vorschrift erstatten (übermittelnde Stelle), haben der zentralen Stelle jährlich die zur Gewährung und Prüfung des Sonderausgabenabzugs nach § 10 erforderlichen Daten nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln."

Das kann in Einzelfällen dazu führen, dass die DRV erstmalig Kenntnis von der Rentenversicherungspflicht der Tagespflegeperson erlangt und Pflichtbeiträge nachfordert.

Formlose Anlagen

Der Anlage EÜR beizufügen ist eine (formlose) Aufstellung der einzelnen Einnahmen und Ausgaben. Hierzu findet sich ein Muster bei den Praxishilfen.


Steuer- und Gewinnrechner

Tagespflege-online hat aufgrund der vielen Nachfragen einen Gewinn- und Steuerrechner erstellt, mit dem Sie neben der von Ihnen zu zahlenden jährlichen Einkommensteuer auch Ihre (weiteren) monatlichen Abgaben berechnen lassen können und damit einen Überblick über Ihr monatlich zur Verfügung stehendes Einkommen haben.



Tipp
Mit dem "Kurzcheck Einkommensteuererklärung" können Sie prüfen, ob Sie alle wesentlichen Angaben gemacht und die relevanten Anlagen beigefügt haben.
Wer keinen Steuerberater hat und bei der Erstellung der Steuererklärung unsicher ist, kann diese auch mit Hilfe eines Steuerprogramms für den PC erstellen.




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